Archiefbeheer Almere is bar slecht

ALMERE – De gemeente Almere leeft de archiefwet ‘niet adequaat’ na. Dat stelt de provincie Flevoland die nu toezicht gaat houden op deze gemeentelijke afdeling. Om de achterstanden weg te werken is in eerste instantie 1,3 miljoen euro nodig, later waarschijnlijk nog meer.

Volgens de provincie mankeert het nogal wat aan de archivering op het stadhuis. Zo kan de gemeente niet garanderen dat alle dossiers compleet en in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, zijn de managers niet terzake kundig en is het digitaliseren van het archief om onduidelijke redenen gestopt. Binnen de meeste afdelingen zijn bovendien analoge en digitale archieven vernietigd buiten de wettelijke procedure om. Dit leidt tot grote risico’s op verlies van waardevolle informatie, wat wordt gezien als een strafbaar feit.


Dubbel archief

De gemeente Almere besloot jaren geleden om over te stappen naar digitaal werken en archiveren. De provincie stelt nu dat deze ontwikkeling halverwege stil is blijven staan, zodat nu dubbele archieven in stand worden gehouden over dezelfde processen en zaken, zonder onderlinge afstemming.
De conclusies zijn niet mals. De provincie verwacht daarom dat er nog dit jaar concrete en meetbare voortgang in de resultaten komt. Zo moet volledig de stap naar digitalisering worden gezet en moeten er kwaliteitscontroles komen. De provincie adviseert ook om voldoende medewerkers aan te trekken die ook voldoende opleidingsniveau hebben.


Kosten

De eenmalige kosten om de achterstanden weg te werken, de eerste werkstroom, bedragen 1,3 miljoen euro. Om correct en passend informatiebeheer en archivering structureel te borgen (de tweede werkstroom), zal naar verwachting extra geld nodig zijn. Het kan hier om substantiële bedragen gaan. In het plan van aanpak zullen wij schetsen welke zaken onvermijdelijk en welke keuzes mogelijk zijn, zodat uw raad



Artikel geplaatst op: 10 februari 2020 - 14:00

Gerelateerd

Delen